Urenspecificatie bij je factuur: zo maak je hem professioneel

Werk je op uurbasis, dan wil je opdrachtgever weten waar hij voor betaalt. Een urenspecificatie bij je factuur maakt dat in één oogopslag duidelijk. Het voorkomt vragen, versnelt de goedkeuring en laat zien dat je je zaken op orde hebt.

Wat is een urenspecificatie?

Een urenspecificatie is een overzicht van de uren die je in een bepaalde periode voor een opdrachtgever hebt gewerkt. Je stuurt hem mee als bijlage bij je factuur. Op de factuur zelf staat dan alleen het totaal, bijvoorbeeld “Werkzaamheden oktober, 64 uur à € 85”.

Wat zet je erop?

Een goede urenspecificatie bevat in elk geval:

• je bedrijfsgegevens: naam, KVK-nummer, btw-nummer en IBAN
• de gegevens van je opdrachtgever en eventueel een projectnaam of inkoopnummer
• de periode waar de specificatie over gaat
• per regel: datum, begin- en eindtijd of aantal uren, pauze en een korte omschrijving
• subtotalen per week en een totaal met het uurtarief

Groepeer per week

Een lange lijst losse regels leest lastig. Groepeer je uren daarom per week, met een subtotaal per week en per dag. Je opdrachtgever ziet dan direct of het klopt met wat hij verwachtte, en kan het vergelijken met zijn eigen planning.

Laat hem vooraf goedkeuren

Nog beter dan achteraf een specificatie meesturen: laat je opdrachtgever de uren eerst goedkeuren, en stuur daarna pas de factuur. Discussie over uren voer je dan vóór het factureren, niet erna. Dat scheelt creditnota’s en betaalachterstand.

Zo doe je het in zzpuren.nl

1. Kies bij Rapportages de opdrachtgever en de weken die je wilt factureren.
2. Download de PDF. Je uren staan netjes gegroepeerd per week en per dag.
3. Je KVK-nummer, btw-nummer en IBAN staan er automatisch op.
4. Of dien de uren in, zodat je opdrachtgever ze in zijn eigen portaal goedkeurt.

Zo is een maand aan uren in een paar minuten klaar om te factureren.